Dal primo gennaio 2026 gli esercenti italiani dovranno fare i conti con una nuova misura destinata a rafforzare il contrasto all’evasione fiscale. L’obbligo di collegamento tra registratori di cassa telematici e terminali Pos, introdotto dalla legge di bilancio 2025, diventerà operativo attraverso un sistema digitale che integrerà automaticamente i pagamenti elettronici con la certificazione fiscale dei corrispettivi. L’Agenzia delle Entrate ha definito le regole operative con il provvedimento numero 424470 del 2025, firmato dal direttore dell’istituto, rendendo così concrete le disposizioni contenute nell’articolo 1, commi da 74 a 77, della legge 207 del 2024.
La misura rappresenta un ulteriore tassello nella strategia di digitalizzazione del fisco italiano, dopo l’introduzione della fatturazione elettronica e della trasmissione telematica dei corrispettivi. L’obiettivo dichiarato dal legislatore consiste nel garantire la piena integrazione e interazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello relativo ai pagamenti elettronici, eliminando così le discrepanze che possono emergere tra gli incassi effettivi tramite carte di pagamento e gli scontrini emessi dagli esercenti. Il sistema consentirà all’Agenzia delle Entrate di ricevere quotidianamente sia l’importo complessivo dei corrispettivi sia quello degli incassi avvenuti con modalità elettronica, permettendo un confronto immediato di coerenza tra i due flussi di dati.
La soluzione tecnica adottata dall’amministrazione finanziaria, frutto del confronto con le associazioni di categoria, non prevede un collegamento fisico tra i dispositivi. Gli esercenti dovranno invece accedere alla propria area riservata sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate e associare la matricola del registratore telematico, già censito in Anagrafe Tributaria, ai dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui risultano titolari. Per facilitare questa operazione, la procedura online mostrerà automaticamente l’elenco degli strumenti di pagamento elettronico che gli operatori finanziari hanno preventivamente comunicato all’amministrazione fiscale. Nel caso in cui gli esercenti utilizzino la procedura web dell’Agenzia per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi giornalieri, invece del registratore telematico fisico, il collegamento potrà essere realizzato direttamente all’interno dello stesso sistema.
Le nuove funzionalità saranno rese disponibili nei primi giorni del mese di marzo 2026, con la data precisa che sarà comunicata attraverso un avviso pubblicato sul sito istituzionale dell’Agenzia delle Entrate. Per gli strumenti di pagamento già in uso al primo gennaio 2026 o attivati entro il 31 gennaio dello stesso anno, gli esercenti avranno a disposizione un termine di quarantacinque giorni dalla messa a disposizione del servizio online per completare la registrazione. Una volta entrato a regime il sistema, per la prima associazione o per eventuali variazioni successive, la registrazione dovrà essere effettuata a decorrere dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento di pagamento elettronico ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
L’obbligo riguarda tutti i soggetti che gestiscono attività commerciali e sono tenuti alla certificazione dei corrispettivi attraverso registratori telematici, accettando al contempo pagamenti elettronici tramite terminali Pos. Tra le categorie interessate figurano commercianti al dettaglio, artigiani, ristoratori, albergatori e tutte le strutture ricettive che utilizzano questi strumenti. Restano invece escluse dall’adempimento quelle attività non obbligate alla certificazione dei corrispettivi, come i tabaccai, i giornalai, i servizi di trasporto pubblico di persone e gli agricoltori in regime di esonero con volume d’affari annuo inferiore a settemila euro. Anche i professionisti che operano esclusivamente tramite fatturazione elettronica, senza utilizzare registratori di cassa per l’emissione di scontrini, non sono coinvolti dalla normativa.
Il registratore telematico dovrà memorizzare sempre le informazioni minime di tutte le transazioni elettroniche, con esclusione dei dati sensibili relativi all’identificazione del cliente, e trasmettere all’Agenzia delle Entrate l’importo complessivo dei pagamenti elettronici giornalieri acquisiti dall’esercente, anche indipendentemente dalla registrazione dei corrispettivi. La memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dovranno essere effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, assicurando che ogni pagamento elettronico generi un documento commerciale con un identificativo univoco. In questo modo l’amministrazione fiscale potrà verificare la corrispondenza tra i documenti fiscali emessi e gli incassi elettronici effettivamente percepiti.
Il quadro sanzionatorio previsto per chi non si adegua alla normativa risulta particolarmente severo. Per il mancato collegamento tra Pos e registratore telematico è prevista una sanzione amministrativa che oscilla da mille a quattromila euro per ciascuna violazione, equiparata alla mancata installazione del registratore di cassa stesso. Nel caso in cui il collegamento esista ma i dati non vengano trasmessi correttamente, si applica una sanzione di cento euro per ogni mancata trasmissione, con un limite massimo di mille euro a trimestre. Nei casi più gravi, quando si verificano violazioni ripetute, può scattare anche una sanzione accessoria consistente nella sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività commerciale per un periodo che può variare da tre giorni fino a un mese, in linea con quanto previsto dall’articolo 12 del decreto legislativo numero 471 del 1997.
La normativa si inserisce in un contesto di crescente digitalizzazione dei pagamenti nel nostro paese. Secondo i dati dell’Osservatorio Innovative Payments del Politecnico di Milano, nel 2024 per la prima volta in Italia i pagamenti digitali hanno superato il contante in termini di valore del transato, raggiungendo i 481 miliardi di euro con una crescita dell’otto virgola cinque per cento rispetto all’anno precedente. Il numero di terminali Pos presenti sul territorio nazionale ha raggiunto a fine 2024 i tre virgola cinque milioni di dispositivi, con una crescita significativa delle soluzioni software come i cosiddetti soft Pos, che permettono di accettare pagamenti direttamente tramite smartphone e tablet.
Gli esercenti dovranno prepararsi per tempo agli adempimenti richiesti dalla nuova normativa. Sarà necessario innanzitutto verificare che il proprio registratore telematico sia compatibile con l’integrazione richiesta, contattando i fornitori per organizzare eventuali aggiornamenti software o, nei casi più complessi, la sostituzione di apparecchiature obsolete. I costi di adeguamento variano significativamente a seconda della situazione di partenza di ciascuna attività. Nella maggior parte dei casi sarà sufficiente un intervento di aggiornamento software del registratore di cassa, con un costo stimato intorno ai centoventi euro per l’intervento del tecnico specializzato. Per i modelli più datati potrebbe rendersi necessario l’acquisto di un nuovo registratore telematico, con prezzi che partono da duecento euro in su a seconda delle funzionalità richieste.
Le associazioni di categoria hanno accompagnato l’introduzione della normativa con comunicazioni ai propri iscritti, sottolineando l’importanza di non attendere l’ultimo momento per mettersi in regola. La complessità dell’integrazione tra i dispositivi e i costi che gli esercenti dovranno sostenere per aggiornare o sostituire i propri strumenti hanno fatto emergere richieste di maggiore chiarezza nelle regole operative e di eventuali misure di sostegno economico. In passato, per l’adeguamento dei registratori alla lotteria degli scontrini, era stato riconosciuto un credito d’imposta ai commercianti, e alcune voci nel settore auspicano che anche per questa novità il governo possa prevedere forme analoghe di incentivazione fiscale.
Dal punto di vista operativo, il flusso dei dati seguirà una procedura standardizzata. Nel momento in cui il cliente effettua il pagamento, il terminale Pos invierà i dati sia al sistema della carta di pagamento sia al registratore telematico. Non appena ricevuti i dati dal Pos, il registratore emetterà lo scontrino fiscale e conserverà copia delle informazioni nella memoria interna. A fine giornata, il registratore telematico trasmetterà un file aggregato con tutti i pagamenti elettronici all’Agenzia delle Entrate, che acquisirà e archivierà tutti i dati ricevuti. Questo meccanismo automatizzato ridurrà significativamente il rischio di errori di trascrizione manuale e velocizzerà i processi di vendita, garantendo al contempo che tutte le transazioni effettuate vengano registrate in modo inequivocabile e tracciabile.
Gli operatori finanziari che forniscono i servizi di pagamento elettronico dovranno a loro volta adempiere a specifici obblighi di comunicazione nei confronti dell’amministrazione fiscale. Con il provvedimento numero 142285 del 21 marzo 2025, l’Agenzia delle Entrate ha definito le modalità di trasmissione delle comunicazioni che i prestatori di servizi di pagamento sono tenuti a inviare telematicamente, come previsto dall’articolo 22, comma 5, del decreto legislativo numero 124 del 2019. La trasmissione dei dati dovrà essere effettuata mensilmente, entro l’ultimo giorno lavorativo del mese successivo a quello di riferimento, utilizzando le modalità previste per l’invio telematico dei dati al Sistema di Interscambio flussi dati dell’Agenzia delle Entrate.
Tra le informazioni che gli acquirer dovranno comunicare figurano il proprio codice fiscale, il codice fiscale e la partita Iva dell’esercente, il codice univoco del contratto di convenzionamento, l’identificativo univoco del Pos attraverso cui l’esercente accetta la transazione elettronica, la tipologia di terminale utilizzato distinguendo tra fisico e virtuale, la tipologia di operazione differenziando tra pagamento e storno, la data contabile delle transazioni elettroniche, l’importo complessivo giornaliero delle transazioni e il numero giornaliero delle operazioni effettuate. L’Agenzia delle Entrate fornirà poi annualmente a ciascun operatore finanziario una fotografia di consistenza dei dati ricevuti, permettendo la verifica del corretto adempimento e la correzione di eventuali discrepanze riscontrate.
La normativa si pone in continuità con gli strumenti già attivati dall’amministrazione fiscale per favorire la compliance spontanea da parte dei contribuenti. Già da alcuni anni l’Agenzia delle Entrate invia lettere di compliance ai titolari di partita Iva quando emergono anomalie tra l’ammontare dei pagamenti elettronici mensili comunicati dagli operatori finanziari e l’importo complessivo delle transazioni economiche certificate dalle fatture elettroniche e dai corrispettivi telematici trasmessi nello stesso periodo. L’enorme quantità di dati di cui dispone il fisco grazie alla digitalizzazione degli adempimenti e all’obbligo di comunicazione a carico degli intermediari finanziari delle operazioni transitate dai sistemi di pagamento elettronici permette di individuare con crescente precisione situazioni di potenziale evasione.
L’integrazione tra registratori telematici e terminali Pos rappresenta quindi un passaggio ulteriore verso un sistema fiscale sempre più automatizzato e tracciabile, nel quale gli spazi per comportamenti evasivi risultano progressivamente ridotti. Per gli esercenti questo significa da un lato maggiori oneri di adeguamento tecnologico e amministrativo, dall’altro la possibilità di beneficiare di processi più efficienti e di una riduzione del rischio di errori nella gestione dei corrispettivi. La modernizzazione delle infrastrutture di pagamento migliora l’esperienza d’acquisto per i clienti, che beneficiano di transazioni più rapide e sicure, mentre i commercianti possono contare su sistemi sempre più affidabili e performanti, con soluzioni integrate che ottimizzano i processi aziendali dalla gestione della cassa alla contabilità.
Rimangono da sciogliere alcuni nodi tecnici che hanno generato incertezze tra gli operatori del settore. Al momento della pubblicazione del provvedimento attuativo non risultavano ancora completamente definite le specifiche tecniche che le case madri dei registratori telematici dovranno implementare per garantire l’effettivo allineamento tra i dispositivi e i terminali di pagamento. Considerando che servono mediamente sei mesi per la progettazione, i test e il rilascio degli aggiornamenti necessari, alcuni osservatori avevano ipotizzato la possibilità di una proroga dei termini, ipotesi che tuttavia non si è concretizzata con la pubblicazione del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate che ha confermato la data del primo gennaio 2026 come termine di decorrenza dell’obbligo.
Non risulta ancora del tutto chiaro se l’aggiornamento riguarderà esclusivamente i registratori nativi o anche quelli modificati, né sono state fornite informazioni dettagliate sui tempi e sui costi degli interventi di adeguamento, che potrebbero essere effettuati da remoto o richiedere l’intervento di tecnici presso le sedi degli esercenti. Permangono inoltre incertezze sulle modalità di comunicazione tra i terminali Pos e i registratori telematici, con ipotesi che vanno dal collegamento tramite cavo ethernet alle connessioni wireless, e sul funzionamento del sistema nel caso di punti vendita dotati di più terminali Pos collegati a un unico registratore. Altrettanto incerto risulta il metodo di collegamento tra i registratori telematici e le applicazioni di pagamento digitale come quelle utilizzate per i servizi di delivery o per i pagamenti tramite smartphone.
La misura si inserisce in un dibattito più ampio sul rapporto tra innovazione tecnologica, efficienza amministrativa e oneri a carico delle imprese. Se da un lato la digitalizzazione dei processi fiscali permette all’amministrazione finanziaria di disporre di strumenti sempre più sofisticati per il contrasto all’evasione e per il recupero di gettito, dall’altro gli esercenti si trovano a dover affrontare con frequenza crescente nuovi adempimenti che richiedono investimenti economici e organizzativi. La sfida consiste nel trovare un equilibrio tra l’esigenza di garantire la corretta contribuzione fiscale da parte di tutti i soggetti economici e la necessità di non gravare eccessivamente sulle attività produttive, in particolare quelle di dimensioni più ridotte che potrebbero avere maggiori difficoltà nell’affrontare i costi e le complessità dell’adeguamento tecnologico. Per restare sempre aggiornato scarica GRATIS la nostra App!
